大會手冊編輯計畫書
大會手冊編輯計畫書，建立日期：2023.05.22，更新：2023.05.24。
本文是本會〈教育訓練/行政與團體活動教育訓練/電腦文書軟體編輯實務〉的一部份。
一、前言
每一年都會編輯年度會員大會手冊做為會議的資料，而一本大會手冊所含蓋的範圍蠻大的，若能事先進行規畫，依計畫執行，就比較能夠有效的掌握期程來如期編製大會手冊了。本計畫書的內容包括列舉各工作任務，以及相關的期程、負責人員、管制作業及應注意事項，以利計畫的順利執行。本計畫書也可視為是一種「專案管理計畫」的範疇與應用，也可以是本會行政管理教育訓練的一部份。
二、大會手冊的內容綱要
大會手冊主要登載的項目或綱要（即是目錄）如下：
- 一、大會程序表：此為召開會員大會時的議程表，供開會時使用，此部份大抵相同，變動較少。
- 二、理事長致詞。
- 三、心得分享：此為登載外丹功相關文章，可以為張大師的文章或是同道們的心得分享報告。
- 四、頒獎：包括，「年度練功人數最多前五名場地一覽表」、「年度吸收新會員績優前五名場地一覽表」、「表揚年度本會所屬練功場地長青會員」、「表揚年度本會所屬練功場地服務滿30年指導教練」。
- 五、熱心捐贈本會一覽表：即是捐款善舉名冊。
- 六、台中市各項會務活動紀要：以活動時間順序列出本會舉辦或參加的活動紀要。
- 七、台中市會務摘要報告書：以工作的類別來說明本會執行的常規會務事項，例如各種常規的團練等會務活動。
- 八、台中市監事會工作報告書：用以說明監事會的年度監察作業。
- 九、台中市討論提案：用以提案討論上年度收支決算表、下年度工作計畫、下年度收支預算表。
- 十、台中市中華外內丹功研究學會章程：此章程為提供會員參考的資料，此資料除非有修改章程，否則內容是固定不動。
- 十一、台中市中華外內丹功研究學會該屆理監事名冊：資料內容包括，職稱、姓名、地址、電話。
- 十二、台中市中華外內丹功研究學會會務幹部名冊：資料內容包括，職稱、姓名、地址、電話。
- 十三、台中市外丹功協會 (學會) 理事長、體育會委員名單：資料包括，單位、職稱、姓名、性別、電話。
- 十四、台中市中華外內丹功研究學會該屆各區辦事處幹部：職稱、姓名、性別、電話。
- 十五、台中市中華外內丹功研究學會煉功場地及負責人通訊一覽表：資料內容包括，區號、區別/備註、場地名稱、練功時間、場地服務指導員、負責人/班長。
- 十六、場地與會員統計表：包每一煉功場地的新會員、舊會員、永久會員的人數，各行政區以及（本會總計）要進行加總統計，若是該年度要進行理監事改選，還要加上會員代表的人數統計。
- 十七、活動照片：登載1~4頁（共2張紙）的相關活動照片，每頁可登載2~6張照片。
- 十八、台中市已加入永久會員名冊
- 附錄一、財團法人張志通紀念文教基金會：登載基金會的相關資訊，每年的內容大抵相同，甚少變動。
- 封面頁、封面內頁、封底、封底內頁、廣告頁的設計：可以登載照片、圖片或丹偈。
- 手冊中若有空白內頁會頁面空白較多的區塊，要加上一些丹偈以填充空白。
三、工作項目與管制
三-01、大會手冊編輯組織
- 大會手冊總編輯：由編譯委員會指派，一般由編譯委員會召集人擔任。
- 大會手冊實際編輯人員：由編譯委員會指派。
- 聯合決策單位：常務理監事會。
- 其他協助單位：依每一工作項目與管制的內容中，所指派的單位或人員來協助之。
三-02、大會程序表
- 資料提供者：常務理監事會。
- 提供資料格式：word檔。
- 預計完成日期：送印前三星期。
- 實際完成日期：
三-03、理事長致詞
- 資料提供者：本會理事長。
- 提供資料格式：word檔。
- 預計完成日期：送印前三星期。
- 實際完成日期：
三-04、心得分享
- 徵稿開始日期：送印前4個月，6月1日公開徵稿。
- 徵稿截止日期：送印前一個月，9月30截稿。
- 登載文章決策者：編譯委員會。
- 資料提供者：原始作者、本會官網、原始書面資料。
- 提供資料格式：網頁上的資料、word檔，原始書面資料。
- 預計完成日期：送印前三星期。
- 實際完成日期：
- 說明：心得分享的文章來源包括，網頁文章、紙本書刊、公開徵稿稿件，由編譯委員會進行文章的審核與挑選。
三-05、頒獎
三-05-01、年度練功人數最多前五名場地一覽表
- 資料提供者：會員管理暨收取會費管理人。
- 提供資料格式：word檔或是excel檔。
- 預計完成日期：9月30日。
- 實際完成日期：
三-05-02、年度吸收新會員績優前五名場地一覽表
- 資料提供者：會員管理暨收取會費管理人。
- 提供資料格式：word檔或是excel檔。
- 預計完成日期：9月30日。
- 實際完成日期：
三-05-03、表揚年度本會所屬練功場地長青會員
- 資料提供者：各區主任為主，會員管理暨收取會費管理人為輔。
- 提供資料格式：line群組文字資料、word檔或是excel檔。
- 預計完成日期：9月30日。
- 實際完成日期：
三-05-04、表揚年度本會所屬練功場地服務滿30年指導教練
- 資料提供者：各區主任。
- 提供資料格式：line群組文字資料、word檔或是excel檔。
- 預計完成日期：9月30日。
- 實際完成日期：
三-06、熱心捐贈本會一覽表
- 資料提供者：財務管理委員會。
- 提供資料格式：word檔或是excel檔。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-07、台中市各項會務活動紀要
- 資料提供者：總幹事、理事長。
- 提供資料格式：word檔或是excel檔。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-08、台中市會務摘要報告書
- 資料提供者：總幹事、理事長。
- 提供資料格式：word檔。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-09、台中市監事會工作報告書
- 資料提供者：常務監事。
- 提供資料格式：word檔。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-10、台中市討論提案：
三-10-01、提案一、上年度收支決算表
- 資料提供者：財務委員會。
- 提供資料格式：PDF檔或jpg圖片檔。（簽章並掃描後的檔案）
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-10-02、提案二、下年度工作計畫
- 資料提供者：總幹事、理事長。
- 提供資料格式：word檔或是excel檔。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-10-03、提案三、下年度收支預算表
- 資料提供者：財務委員會。
- 提供資料格式：PDF檔或jpg圖片檔。（簽章並掃描後的檔案）
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-11、台中市中華外內丹功研究學會章程
- 資料提供者：延用舊的內存資料檔案。
- 提供資料格式：word檔
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-12、台中市中華外內丹功研究學會該屆理監事名冊
- 資料提供者：理事長或延用舊的內存資料檔案。
- 提供資料格式：word檔或excel檔或文字資料。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
- 說明：改選理監事的年度，由理事長提供名冊，並內存資料，供後續年度使用
三-13、台中市中華外內丹功研究學會會務幹部名冊
- 資料提供者：總幹事、理事長。
- 提供資料格式：word檔或excel檔或文字資料。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
- 說明：若每年度有變動時，要提供變更的資料，其他則延用上一年度內存的資料。
三-14、台中市外丹功協會 (學會) 理事長、體育會委員名單
- 資料提供者：各協會理事長。
- 提供資料格式：word檔或excel檔或文字資料。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
- 說明：若每年度有變動時，要提供變更的資料，其他則延用上一年度內存的資料。
三-15、台中市中華外內丹功研究學會該屆各區辦事處幹部
- 資料提供者：各區主任或辦事處主任。
- 提供資料格式：word檔或excel檔或文字資料。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
- 說明：若每年度有變動時，要提供變更的資料，其他則延用上一年度內存的資料。
三-16、台中市中華外內丹功研究學會煉功場地及負責人通訊一覽表
- 資料提供者：各區主任或辦事處主任。
- 提供資料格式：word檔或excel檔或文字資料。
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
- 說明：若每年度有變動時，要提供變更的資料，其他則延用上一年度內存的資料。
三-17、場地與會員統計表
- 資料提供者：會員管理暨收取會費管理人。
- 提供資料格式：word檔或是excel檔。
- 預計完成日期：9月30日。
- 實際完成日期：
- 說明：改選理監事年度，應增列每一區的「會員代表人數」資料，由常務理監事會提供。
三-18、活動照片
- 資料提供者：由本會檔案伺服器中擷取。
- 資料最終決定者：編譯委員會
- 提供資料格式：jpg或png檔。
- 預計完成日期：9月30日。
- 實際完成日期：
- 說明：平時辦理各項活動時，負責拍照者，應將資料上傳至本會檔案伺服器中，屆時由編譯委員會最終挑選要登載的照片。
三-19、台中市已加入永久會員名冊
- 資料提供者：會員管理暨收取會費管理人，或延用舊的內存資料檔案。
- 提供資料格式：word檔
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
說明：若年度有新增變更者，則由收取會費者提供變更的資料，其他則延用資料
三-20、附錄一、財團法人張志通紀念文教基金會
- 資料提供者：延用以前年度舊的內存資料檔案、或基金會負責人員。
- 提供資料格式：word檔
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-21、封面頁、封面內頁、封底、封底內頁、廣告頁的設計
- 資料提供者：照片、圖片由本會檔案伺服器中擷取資料，丹偈由實際編輯人員自行尋找資料。
- 提供資料格式：jpg或png圖片檔、網頁資料檔，或word檔。
- 預計完成日期：送印前1星期。
- 實際完成日期：
三-22、空白頁與大空白區加上圖片丹偈
- 資料提供者：照片、圖片由本會檔案伺服器中擷取資料，丹偈由實際編輯人員自行尋找資料。
- 提供資料格式：jpg或png圖片檔、網頁資料檔，或word檔。
- 預計完成日期：送印前1星期。
- 實際完成日期：
三-23、決定印製大會手冊本數與彩色黑白印刷格式
- 資料提供者：常務理監事會、編譯委員會。
- 提供資料格式：文字資料格式
- 預計完成日期：送印前3星期。
- 實際完成日期：
三-24、與印刷廠連繫送印與校正
- 本會與印刷廠溝通聯繫者：由編譯委員會指派。
- 預計送印日期：大會前3星期。
- 試印刷第一稿預計完成日期：大會前2星期。
- 完成印刷預計完成日期：大會前1星期。
- 完成印刷實際完成日期：
